ビジネスチャットの導入失敗例
業務効率化のためにビジネスチャットを導入しても失敗するケースがあります。ここでは、ビジネスチャットの導入失敗事例を３つ紹介します。
通知の多さから従業員に不快感を与えた
ビジネスチャットは、レスポンスへのハードルが低いことが特徴です。メールでは社内連絡であっても文面や言葉遣いなどに気を配りながら文章を作成して送る傾向があります。しかし、ビジネスチャットは「相手に話しかけるように」メッセージを送ることができる性質を持っています。
このため同じ内容について連絡を取るにしても、メールなら一度で済ませようとしたことが、ビジネスチャットだとやり取りの頻度が増える傾向にあります。連絡が増えれば、「通知」も増加します。通知が届くたびにビジネスチャットをチェックすることが、従業員の集中力を削ぐことになり、業務効率を落としてしまう可能性もあります。
また、業務時間外の通知が多くなればプライベートが圧迫されるため、ストレスを感じたり、不快感を覚えたりすることにつながります。
ビジネスチャットツールが浸透・定着しなかった
ビジネスチャットツールが、社内に浸透・定着せずに失敗となった事例もあります。ビジネスチャットツールを使用するには、PCやスマートフォンを操作して、ツールを使いこなす必要があります。
こうしたツールは使っているうちに操作を覚えていくものですが、第一印象で「わかりにくい」と感じてしまうと、利便性を実感する前に使われなくなります。ITツールへの理解度は必要最低限という従業員が多い環境では、なおさらこの傾向は強まるでしょう。
また、ビジネスチャットツールにはいくつかの種類があります。目的ごとに導入して併用しても活用にはつながらないため、社内の利用目的にフィットしたビジネスチャットツールの選定が重要になります。
雑談が増え活用目的に齟齬が生じる
ビジネスチャットが社内に浸透し、活用されても失敗につながるケースはあります。それは従業員間の雑談が増加する場合です。ビジネスチャットツールの導入意図は、業務連絡の円滑化と効率化にあります。従業員同士のコミュニケーションを深めるには業務外の雑談も多少は必要なものですが、雑談の頻度があまりに増えてしまうと本来の目的から逸脱してしまいます。
雑談に関して社内ルールを設けるなどの対策を講じなければ、ビジネスチャットツールが雑談目的のものになってしまいます。そればかりか社内の業務を停滞させたり、従業員同士のトラブルなどの混乱を生じさせる可能性もあります。運用ルールを明確にしておくことも、ビジネスチャット導入に成功するためには必要です 。
ビジネスチャット導入で失敗しないためのポイントとは？
ビジネスチャットで失敗しないためには、どのように対策をすれば良いのでしょうか？ここでは、ビジネスチャットで失敗しないためのポイントを４つ紹介します。
利用目的を従業員に理解してもらう
ビジネスチャットで失敗しないためには、従業員に利用目的を理解してもらう必要があります。コミュニケーションの円滑化と業務効率化を目的にした導入であるということを、従業員に意識づけるようにしましょう。
ビジネスチャットが「おしゃべり」ツールとしての利用になるか、業務をサポートする便利ツールとして活用できるかは、従業員の意識に左右されます。また、ITツールへの苦手意識のある従業員にも利用目的や活用することで得られる業務効果を伝え、操作へのサポート体制を整えることで各従業員が使いこなせるようになれば、会社としてビジネスチャットのメリットを享受できるようになることでしょう。
活用ルールを設定する
ビジネスチャットの効果的な運用のためには、「利用上のルール」を明確にしておく必要があります。ビジネスチャットで失敗する主な要因は、雑談の増加と業務時間外の通知の増大にあります。導入時点で運用ルールを決めておかなければ、従業員ごとに利用への線引きに差異が生じます。
「業務時間外の連絡は原則禁止」、「業務連絡用グループでの雑談は禁止」などのルールを定めておきましょう。こうしたルール策定のために社内会議を開いたり、従業員にヒアリングするなどによって、納得を得られやすいルール策定を目指しましょう。
研修・テスト導入を行う
ビジネスチャットを本格的に導入する前に、従業員への研修会を開いたり、テスト導入期間を設けることは、導入後の運用を助けるものになります。研修会では、利用方法や設定したルール、ビジネスチャットを利用するにあたってのマナーなどを伝えましょう。これにより従業員にビジネスチャット導入後どのように活用していくかという、具体的なイメージを持ってもらうことができます。
こうした試用段階では、特定のビジネスチャットツールだけではなく、いくつかを試すようにするのも良いでしょう。
自社に合ったツールを選定する
さまざまなビジネスチャットツールがありますが、自社の利用目的に合い、かつ従業員にとって使いやすいものを選ぶ必要があります。長期に利用することを前提として導入しますので、金額面だけでなく機能性やセキュリティについても重視し、より自社に合うツールを選定しましょう。
比較検討するためには基準になるビジネスチャットツールが必要になります。そこでおススメなのが、「elgana」です。メールよりも簡単、電話よりも手軽なため、ビジネスチャットに不慣れな従業員でも最初から使いこなせることが特徴です。「既読者確認機能」を搭載しているため、情報が埋もれることを防げます。日程調整機能は他のツールには見られない機能で、アンケートによって日取りを決められます。こうした便利な機能によって、業務効率は飛躍的に向上していきます。
ビジネスチャットの失敗例から学んで対策しよう！
ビジネスチャットで失敗する主な原因は、運用ルールと利用目的が社内で共有できていないことにあります。「情報が乱雑する」、「従業員が通知に不快感を抱く」など、過去の失敗事例から学びを得ておきたいものです。同じ轍を踏まないために対策を練り、コミュニケーションの円滑化と業務効率化の効果を手にできるようにしましょう。
おススメのビジネスチャットツール「elgana」は、ビジネスチャットで失敗する原因への対策が施されています。誰でも簡単に使用できる簡便なツールが搭載されていますので、ぜひビジネスチャット導入を検討する際には参考にしていただきたいと思います。
