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ビジネスチャットで業務効率化！生産性を向上させる具体的な活用方法を解説

公開日：2023/08/25

テレワークや外部事業者へのアウトソーシングが一般的になり、時間や場所を問わずに連絡できるビジネスチャットを導入する企業も増えています。しかし、メールや電話があるのに、コストをかけて新しいツールを導入すべきか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
この記事では、ビジネスチャットで実現できる業務効率化や仕事の生産性向上、メリットを最大化させるための具体的な活用方法について解説します。

ビジネスチャットで業務を効率化できる理由
ビジネスチャットで業務効率化に使える基本機能４選
ビジネスチャットで業務効率化するための活用方法
ビジネスチャットで業務効率化を実現した事例
ビジネスチャットで業務効率化するには「elgana®」の導入がおすすめ！

ビジネスチャットで業務を効率化できる理由

ビジネスチャットは社内外を問わず、メールや電話に比べて気軽にコミュニケーションが取れるため、業務効率化・生産性向上につながります。ここでは、ビジネスチャットで業務を効率化できる具体的な理由をわかりやすく解説します。

気軽にコミュニケーションが取れる

メールや電話は、情報発信する側と受信する側のどちらにも手間がかかり、業務進行を妨げてしまいます。メールの場合は、定型文・挨拶文を盛り込む必要があり、1通ずつ開封して確認しなければなりません。電話の場合は、お互いが業務の手を止めたうえで時間をかけて情報を伝達する必要があります。

一方で、ビジネスチャットはアプリを開けば送受信が簡単にできるのがメリットです。挨拶文や定型文を入れる必要がなく、必要な情報だけを発信すれば良いため、自身だけでなく相手の負担も大幅に軽減できます。また、チームやプロジェクトごとにグループチャットを作成すれば、送受信先の管理が楽になり情報が埋もれにくいのも利点です。

複数人でコミュニケーションが取れる

メールは複数人に一斉送信できますが、受信した内容が一通ずつ表示されるため話の流れが掴みにくく、送受信にタイムラグも生じるため大人数でのリアルタイムなコミュニケーションには不向きです。電話は一対一でしか連絡できないので、情報共有の効率が悪くなります。

ビジネスチャットは、トークルームに参加していれば、すべての情報を誰でもすぐに確認できます。チャットを送信するたびに全員分の宛先を指定する必要はなく、一斉送信に手間がかかりません。

ファイル共有が簡単にできる

メールでファイルを送信する際は、メールサーバーにアップロードしてから送信しなければなりません。そのため、時間がかかるうえに、データ容量が大きいと送信エラーを起こす可能性があります。さらには受信する側も、一度デバイスにデータをダウンロードしないと詳細を確認できません。

ビジネスチャットの場合は、アプリ上で簡単にファイル共有できるのがポイントです。たとえば、PDFや画像ファイルなどはダウンロードせずに閲覧できます。データやファイルをアプリ内で管理できる機能もあるため、いつでもどこでも情報を共有可能です。

ビジネスチャットで業務効率化に使える基本機能４選

ここでは、ビジネスチャットで業務効率化に使える基本機能を４つ紹介します。ビジネスチャットの導入効果を高めるために確認してみてください。

チャット機能

ビジネスチャットの主たる機能として、チャット機能が挙げられます。直感的な操作でのメッセージ送信が可能で、スタンプやリアクション機能などスムーズな情報共有を実現できます。

また、一対一の個人チャットとグループチャットを作成できるため、チームやプロジェクトごとなど目的別にトークルームを使い分けられるメリットがあります。

ファイル共有機能

ファイル共有機能では、PDFや画像、エクセルシートなどをチャット上で簡単に共有可能です。送信者側はアップロードに時間がかからず、受信側はダウンロードせずにチャット上で確認できます。

ツールによっては、アプリ上でデータの内容を確認可能なものもあり、すべてのデータ・ファイルをダウンロードしてデバイス内に保存しておく必要がありません。

タスク管理機能

ビジネスチャットでは、ToDoリストのようにタスクのスケジューリングおよび、チーム全体での把握ができるタスク管理機能が設計されています。

タスク管理機能を活用すれば、タスクの属人化を防げるため抜け漏れやミスによるトラブルを防げるでしょう。進捗が思わしくない従業員には、リアルタイムでリマインドできるのでチーム全体で協力して業務を遂行できます。

ビデオ・音声会話機能

別のオンライン会議専用ツールを立ち上げなくても、ビジネスチャット上でビデオ会議や音声通話が気軽にできます。スマートフォンでも使えるため、インターネット環境さえあれば時間や場所にとらわれることなく利用可能です。通話中でもチャットに資料や議事録を送信することで、細かな情報共有がスムーズに行えます。

ビジネスチャットで業務効率化するための活用方法

ここでは、ビジネスチャットで業務効率化するための活用方法を解説します。ビジネスチャットの機能を最大限活用し、運用効果を高めましょう。

グループチャットを適切に作成する

部署やチーム、プロジェクトごとにグループチャットを作成すれば、必要な情報をリアルタイムで確実に共有できます。トーク内容とは無関係な人へのチャット送信が避けられるため、必要な通知だけを受け取れます。関係者のみに情報伝達ができることにより情報漏洩の予防にもなるため、セキュリティー対策にもつながるでしょう。

ファイル共有・タスク管理機能でプロジェクトをスムーズに進める

ファイル共有・タスク管理機能を積極的に活用すれば、プロジェクトの進行をビジネスチャット内で管理・進行できるため、会議を頻繁に行う必要がなく手間が軽減されます。

たとえば、営業進捗状況をスプレッドシート（※）やPDFで提出してもらえば、チャット上で瞬時に確認・アドバイスができます。タスクの進捗状況も一目で分かるので、その都度全員に確認を取る必要がありません。

※スプレッドシート…Googleが提供するウェブベースの表計算プログラム

メンション（宛先指定）を活用する

メンション機能を活用することで、特定の個人に対して情報を通知でき、指定した人にのみ通知が表示されます。他の人には通知が届かないので業務の妨げにならず、効率的な情報共有が可能です。

また、グループに参加しているメンバーはトークルーム内で情報確認できるため、チーム全体が情報を把握しやすくコミュニケーションを円滑化する効果も期待できます。

リアクション機能を活用する

ビジネスチャットにはスタンプや絵文字などのリアクション機能があり、スピーディーな返信や既読の確認が実現できるのが特長です。メールと違って手間をかけて文章を作成して返信する必要がないため、情報共有の効率化につながります。

検索機能で過去の情報を確認する

ビジネスチャットには、過去のチャットを簡単に追える検索機能があります。検索欄にキーワードを入力すれば、トークルームや具体的なチャット内容、データなどを簡単に探し出せます。

過去に送信した情報やデータをパソコンやスマートフォンから探したり、関係者に確認したりする手間が省けるため生産性の向上が期待できます。

ビジネスチャットで業務効率化を実現した事例

ここでは、ビジネスチャットで業務効率化を実現した事例を紹介します。ぜひビジネスチャット運用の際の参考にしてみてください。

電話取次業務の負担を大幅に削減｜八洲建設株式会社

八洲建設株式会社様では、電話や来客の取り次ぎ業務が煩雑で従業員の大きな負担となっていたことが課題でした。取り次ぎ先の従業員が近くにいないことが多々あり、フロアを移動して担当者を探したり再度電話をかけ直したりする必要があったため、業務を効率化できる方法を模索していました。

そこでビジネスチャット「elgana^®」を導入し電話の取り次ぎをチャットに変えたところ、誰がどこにいても簡単に連絡できるようになったため、大幅な工数削減につながっています。

参考：八洲建設株式会社

ビジネスチャットで業務効率化するには「elgana^®」の導入がおすすめ！

ビジネスチャットには、「気軽なコミュニケーションが可能」「複数人でのコミュニケーション向き」「ファイル共有・管理が簡単」などのメリットがあるため、業務効率化を実現可能です。

ビジネスチャットでは、チャット機能だけでなく、タスク管理機能・音声通話機能なども充実しています。プロジェクトの進捗やデータの管理をツール上で統一することで、ビジネスチャット一つで業務上のあらゆる負担の軽減が期待できます。

「elgana^®」は、チャットやタスク管理、ファイル共有機能はもちろん、ファイル一覧機能や連絡先検索機能、セキュリティ対策機能なども充実しており、早期の業務効率化を後押しします。また、誰にでも使いやすい操作性となっているため、ビジネスチャットを初めて使う方でも安心して活用できます。まずは無料でお使いいただけるので、ぜひ一度お試しください。