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FAXを返信する際の基本マナーとは？テンプレートや返信を効率化する方法を紹介

公開日：2024/06/25

デジタル化やDX（デジタルトランスフォーメーション）が推進されている現在でも、FAXを利用して重要な書類を送るケースはあるでしょう。しかし、FAXの利用頻度が減っているなかでは、返信する際のマナーがわからない方もいるのではないでしょうか。

この記事では、FAXを返信する際の基本マナーについて解説します。送付状のテンプレートやFAXの返信を効率化する方法も紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

ここでは、FAXの基本的な返信マナーを紹介します。FAX返信時の基本マナーを押さえることで、返信したつもりが届いていないといったトラブルを回避できたり、相手に不快感を与えることなくスムーズなやりとりを行うことができます。

FAX送付状を添える

FAXを送信する際には、相手に送信内容を簡潔に伝えるために、送付状を先頭に添えることが基本マナーです。送付状には日付、宛先、送信元、枚数、書類の概要を明記します。FAXの送付状が添えられていると、相手はスムーズに情報を把握できるとともに、書類の枚数不足や担当者に届かないといった事態を回避することができます。

FAX番号を確認する

FAX送信の際は、必ず相手のFAX番号を確認しましょう。番号の誤入力によって、FAXの不達や誤送信が発生します。とりわけ誤送信は機密情報の漏えいにつながり、大きなトラブルに発展する恐れがあります。ヒューマンエラーを防ぐためにも、「送信前に番号と宛名を必ず確認する」「直接入力ではなく、事前に登録したFAX番号を使用して送信する」などの対策を行いましょう。

はじめて送信する相手には、まずテスト送信を行うのもよいでしょう。テスト送信をする場合は、必ず送付状にテスト送信であることを記載します。送信後、到達の確認がとれたら、リダイヤル機能を使って本送信を行うと確実です。

「FAXの誤送信を防止する方法」については、以下の記事にて詳細に解説しておりますので、興味のある方はあわせてご参考になさってください。
FAXの誤送信を防止する方法は？ミスの原因とリスク、対策法を解説

書類の向き・順番・サイズを揃える

受信者の負担を軽減するために、FAX送信者は書類の向き・順番・サイズを揃えて送ることが基本マナーです。特に分量の多い書類を乱雑に送ってしまうと、受信側はページ順に並べ替える手間がかかります。

送信の際はページ順に並べ、用紙の向きも揃えるよう心がけましょう。用紙サイズはA4に統一すると、受信側がファイリング作業をスムーズにできます。こうした基本マナーを守ることがスムーズな情報伝達につながります。

宛名を修正する

受信したFAXに直接書き込んで返信する場合、発信者が「行」「宛」と記載した宛名があれば、二重線を引き「御中」「様」などの敬称に修正してから返信しましょう。郵送の際と同じく基本的なビジネスマナーとなりますので、FAXにおいても、細やかな気配りを大切にしてコミュニケーションを取ることを心がけましょう。

FAX送付状の書き方

FAXの基本マナーとして送付状に書くべき内容を紹介します。送付状の書き方がわからない方はチェックしておきましょう。

送信年月日

FAX送付状を作成する際には、送信した年月日を明記しましょう。日付の表記は、西暦または元号どちらを使用しても構いません。送信年月日を記入しておくと受信者が文書を受け取った日時を把握でき、ファイリングする際にも管理・参照しやすくなります。

宛名（送付先の情報）

FAX送付状の宛名欄には、送付先の企業名、部署名、担当者名を必ず明記しましょう。個人宛の場合は敬称に「様」、部署や団体宛の場合は「御中」を用います。宛名は送付状の上部に配置し、送付先が一目で分かるようにします。宛名が抜けていると誰に宛てたFAXかがわからず混乱を招く恐れがあるため、送付前に確認するよう心がけましょう。

送信者名（送信元の情報）

FAX送付状には、送信者名を必ず明記しましょう。企業名・所属部署名・役職・担当まで記載しておくことで、誰からのFAXかが一目でわかります。また、書類の不備や相手に疑問点があった場合、送信者名があるとスムーズに対処できます。

あいさつ文

冒頭にはあいさつ文を記載しましょう。たとえば、「平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます」や「残暑の候、ますますご清祥のこととお慶び申し上げます」など、時節に応じた定型文を用いましょう。

本文内容の要約

「○○に関するご連絡」のように、用件を簡潔かつ明確に記述します。また、返信期限を設ける場合も、送付状に明記することでスムーズな情報伝達につながります。相手は業務で忙しいなか、時間を割いてFAXをチェックする必要があるため、本文の要約を記載して一目で内容を把握できるよう配慮しましょう。

合計枚数

「送信枚数：○枚」のように、送付状を含むFAXの総枚数を記載することが大切です。FAXでは通信トラブルや紙切れ、紙詰まりなどが発生し、すべてを送信・印刷できない可能性があるためです。合計枚数の記載がないと、不足していても気づかない恐れがあるため、必ず記載しましょう。

FAX返信時の送付状テンプレート

以下はFAX返信時の送付状でそのまま使用できるテンプレートです。ぜひご活用ください。

＿＿＿＿＿＿＿様

東京都中央区□−□−□
TEL. □□□−□□□−□□□□
FAX. □□□−□□□−□□□□
△△△株式会社
総務部　〇〇

FAX送付のご案内
送信日：　　　　　　　　　　　年　月　日
送信枚数（この用紙を含む）：　　　　　枚
　　平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
　　下記の書類をご返送いたします。ご査収の程、お願いいたします。

送付内容
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
備考欄：ご用命の際は、担当◯◯までご連絡をお願い申し上げます。

FAXの返信を効率化する方法

FAXは書類を送付できる手段の一つですが、操作に手間がかかったり不達や誤送信が起こったりするリスクがあり、業務効率やセキュリティの観点から最善の方法とはいえません。そこで、別の手段を用いてFAXの返信を効率化する方法を３つ紹介します。

インターネットFAX・クラウドFAX^※を活用する

インターネットFAXやクラウドFAXを活用すると、業務の効率化につながります。これらのサービスは送付状のフォーマット化や連絡先登録ができるため、FAX送付にかかる手間を省けるでしょう。また、誤送信や書類の欠損リスクが軽減されるうえに、紙代やFAX機のコスト削減にも大きく寄与します。デジタル化された書類の送受信は迅速で管理も簡単になるため、FAXの返信を効率化するのに最適な方法の一つです。

※インターネットFAX・クラウドFAXとは・・・
インターネット回線を利用したFAX送受信サービスです。専用のFAX機器が不要で、ウェブブラウザやスマートフォンのアプリから書類の送受信が可能です。

メールを活用する

先方とFAXの必要性について協議し、FAXを使う必要がないと判断される場合は、書類のやり取りをメールへ移行しても良いでしょう。メールを活用することで書類がデータ化され、情報共有や保存・管理が容易になるため、FAX送受信や返信にかかる手間を大幅に削減できます。

ビジネスチャットを活用する

ビジネスチャットとは、業務上での情報共有に特化したコミュニケーションツールです。ビジネスチャットは、スマートフォンやPCから書類データを送信できるため、場所や時間を選ばずに授受できます。また、セキュリティが高く、誤送信や情報漏えいのリスクが抑えられるのもメリットです。

ビジネスチャット「elgana」のファイル共有機能を活用すれば、書類データの送受信および管理が容易になります。また、グループチャット機能を活用することで複数人へのデータ共有がリアルタイムにできるだけでなく、FAX番号を打ち間違えることがなくなるため誤送信リスクを軽減できます。

「elgana」はシンプルで誰でも使いやすい操作性で、ビジネスチャットを使ったことがない方でも簡単にはじめられます。日本国内データセンタでの運用でセキュリティ面でも安心してお使いいただけます。

FAXの返信をビジネスチャット「elgana」で効率化しよう！

FAXを返信する際には、「送付状の添付」「宛名の修正」「あいさつ文の記入」など、さまざまなマナーを守る必要があります。また、書類の向き・順番・サイズを揃えたり、レイアウトに注意する必要があったりと、送信までに手間がかかり、業務効率を下げてしまっているかもしれません。

書類のやり取りをFAXからビジネスチャット「elgana」に移行することで、業務の効率化を実現できます。ファイル共有機能やグループチャット機能などを活用することで、書類データの送受信にかかる手間を大幅に軽減できます。また、タスク管理機能を活用すれば、対応すべき事項や返信期日を明確に可視化し、リマインドできます。これにより作業進行がスムーズになり、期限内の対応漏れを防ぐことにつながるでしょう。

ほかにも「elgana」には、セキュリティ対策を強化できる機能が実装されており、FAXよりも安心してやり取りができます。初心者でも簡単に扱える操作性になっているので、FAXの手間を解消する手段として、ぜひ「elgana」の導入を検討してみてください。

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