社内コミュニケーションを活性化させる方法とは？メリットや成功事例も紹介

社内コミュニケーションとは

社内コミュニケーションとは、同じ会社に所属する社員同士が、業務中に交わす情報交換やあらゆる会話のことです。社内コミュニケーションの主な目的は、組織運営を円滑にするためです。業務報告や進捗確認を目的としたミーティングはもちろん、休憩室でのちょっとした言葉かけや雑談、社内のチャット上で交わされる情報共有も社内コミュニケーションです。

近年の働き方改革の推進によりテレワークが急速に拡大し、対面でのコミュニケーション機会が減少している企業も少なくありません。しかし、オンライン環境で働く機会が増えたからこそ、社内コミュニケーションが業務効率化を図るだけでなく、社員の絆を深める重要な役割を果たしています。社内コミュニケーションの形は変わりつつも、企業にもたらす影響力は高く、その重要度はむしろ増しているといえるでしょう。

社内コミュニケーションを活性化するメリットとは

社内コミュニケーションが活性化すれば、情報共有の精度や生産性、社員のエンゲージメントなどに好影響を与えるだけでなく、組織全体でも大きなメリットを享受できます。

情報共有の円滑化・生産性の向上

社内コミュニケーションが活性化すると、部署や役職を越えて必要な情報が共有されるようになります。部署ごとに情報を専有していると、業務の重複や漏れが発生する可能性があり、会社全体の業務効率が低下します。

しかし、社内コミュニケーションの活性化によって部署間で連携するようになれば、業務効率が改善されたり業務のミスやトラブルが減少したりといった効果が現れ、社員の生産性も向上するでしょう。

離職率の低下

社内コミュニケーションの活性化には、社員同士による信頼関係の構築が不可欠です。信頼関係が構築されれば社員同士が気軽に相談し合えるようになるため、仕事の悩みを一人で抱え込むことが少なくなり、会社に対するエンゲージメントや仕事へのモチベーションが向上します。このように、職場の風通しがよくなることで会社への帰属意識が向上し、離職率の低下にもつながるでしょう。

また、風通しの良い職場では社員のロイヤリティーも高まり、内部不正や情報漏えいといったリスクの低減にも寄与します。

新たなビジネスアイデアの創出

社内コミュニケーションが活性化すると、異なる部署や役職の社員同士が日常的に交流する機会が増え、新たなアイデアやイノベーションが生まれやすくなります。たとえば、営業担当者と開発担当者がコミュニケーションを取ることで顧客のニーズをより深く理解でき、新たな製品やサービスについてアイデアの着想を得られます。

また、他部署の取り組みを知ることで、自部署の改善点に気づくこともあるでしょう。社内コミュニケーションが活性化することで、社員一人ひとりのアイデアを結集し、新たなビジネスアイデアを創出できます。

社内コミュニケーションを活性化するポイント

社内コミュニケーションを活発にするには、社員一人ひとりの意識改革が欠かせません。ここでは、社内コミュニケーションを活性化させるポイントを３つ紹介します。

目的・メリットを伝える

社内コミュニケーションを活性化する目的やメリットを、社員教育や会議などの機会を通じて繰り返し伝えていくことが重要です。具体的には、社内コミュニケーションがもたらす業務効率化や生産性向上などによって、会社の業績が向上しやすくなること、ひいては社員の待遇改善にもつながりうることを理解してもらう必要があります。

社員一人ひとりにもメリットがあると認知されれば、自発的にコミュニケーションを取ろうとする意欲が芽生えるでしょう。

社員同士の交流を増やす

社内コミュニケーションを活性化するには社員同士の交流を増やし、分断されがちな組織の一体感を高めていくことが重要です。たとえば、部署や事業所の垣根を越えた社内イベントを定期的に開催し、日頃は接点の少ない従業員同士が自然と交流できる機会をつくります。交流機会の増加にともない、部署や事業所の垣根を越えて社員同士が理解し合えるようになるでしょう。

現場の声を直接聞く

経営層やマネジメント層が現場の生の声を聞くことは、社内コミュニケーションを活性化するうえで不可欠です。社内コミュニケーションに課題を抱える企業では、「自分の意見を伝える機会が少ない」と感じている社員が多く、組織に対する不満の原因となっています。社員との溝を埋めるには、経営層やマネジメント層が社員一人ひとりとの面談機会を設け、距離感を縮める努力が必要でしょう。

社内コミュニケーションの活性化に向けた具体的な施策

ここでは、社内コミュニケーションの活性化に向けた具体的な施策を紹介します。

社内イベントの開催

社内イベントを開催して社員同士が気軽に交流できる場をつくることで、社内コミュニケーションの活発化につながります。たとえば、部署混合のランチ会や趣味のサークル活動を支援することで、業務外でのコミュニケーションが生まれ、気軽に会話できる関係性を構築できるでしょう。

また、社内表彰会や社員旅行など、部署を越えた交流イベントを定期的に実施することも有効です。ただし、イベント開催にあたっては参加を強制しないことが重要です。参加を強制してしまうとかえって社員のストレスになってしまう可能性があるため、任意参加でも参加したくなるような工夫が必要です。

社内研修の実施

社内コミュニケーションを活性化させるためには、社員同士の相互理解や共通認識の醸成が大切です。具体的には、チームビルディング研修、コミュニケーション研修など、全社で行う部署混合型の社内研修を定期的に実施することが有効です。

社内研修を実施すると、社員同士の価値観や仕事に対する理解が深まるだけでなく、個々のスキルアップも期待できます。社内研修は社員のニーズや社内の課題に合わせ、実務で活かせる内容を継続的に実施しましょう。

社内インターン制度の導入

社内インターン制度を導入し、社員が部署を越えて共に仕事をする機会を設けることで、社内コミュニケーションを活性化させる効果が期待できます。社内インターン制度では、社員が所属部署以外の業務を経験でき、異なる部署の業務内容や考え方の理解が進みます。

また、社内インターン制度で社員が同じ目標に向かって協力しながら取り組むことで、社内の一体感が生まれて自然とコミュニケーションが活性化するでしょう。さらに、社員が新しい業務を経験することになるため、スキルアップやキャリアアップにもつながります。

フリーアドレス制・フリースペースの導入

フリーアドレス制やフリースペースを導入すると、これまで交流がなかった社員同士でのコミュニケーションが生まれるでしょう。たとえば、営業部と開発部の社員が隣の席になった場合、普段は接点のない業務内容について話す機会が増えます。

また、フリースペースで休憩やランチをとる際にも、普段は接点がない社員と話す機会が増えます。さらに、これまで関わりのなかった社員同士での交流が活性化すると、新たなアイデアやイノベーションが生まれやすくなります。

1on1ミーティングの実施

1on1ミーティングとは、上司と部下が1対1で行う定期的なミーティングのことです。1on1ミーティングの実施は、経営層やマネジメント層が直接従業員の声を聞く機会になるため、社内コミュニケーションを活性化させる施策として有効です。1対1の対話により、社員が上司に対して自分の考えや悩みをオープンに相談できるようになると、信頼関係の構築や社員のモチベーション向上につながります。

社内報の発信

社内報を発信することで、社員同士の交流やコミュニケーションを生むきっかけとなるでしょう。たとえば、社員のインタビューやイベントのレポートなどを掲載することで、個々の顔やストーリーが浮かび上がり、部署を越えた相互理解と信頼関係の構築に寄与します。また、組織全体の成果や取り組みも共有されることで、社内全体での一体感が醸成されるため、結束力の強化も期待できます。

コミュニケーションツールの導入

オンライン会議アプリやビジネスチャットなどの社内コミュニケーションツールは、時間や場所にとらわれずに業務連絡ができる便利なツールです。コミュニケーションツールを導入することで、部署や拠点を越えたコミュニケーションの活性化につながります。

たとえば、ビジネスチャット「elgana^®」は、業務進捗の確認やデータ共有に役立つ「タスク管理機能」や「ファイル共有機能」などが備わっています。部署やプロジェクトごとにカスタマイズ可能なグループチャット機能もあり、社内コミュニケーションの活性化を実現できるでしょう。

ビジネスチャット「elgana^®」で社内コミュニケーションの活性化を実現した事例

ここでは、ビジネスチャット「elgana^®」で社内コミュニケーションの活性化を実現した事例を２つ紹介します。

在宅勤務でも社内コミュニケーションの活性化を実現｜スミカワ研究所

兵庫県を拠点に地元の地下水に関する調査・研究を手掛けるスミカワ研究所有限会社では、テレワークの推進により対面でのコミュニケーションの機会が減っていました。改善を試みるためにチャットツールを導入しましたが、管理が難しくコミュニケーションの活性化にはつながりませんでした。

「elgana^®」導入後は、業務連絡においてタイムラグが生じなくなり、社内コミュニケーションの活性化を実現しています。既読確認機能もあるため、情報共有の精度が格段に向上しました。

導入事例：スミカワ研究所有限会社

コミュニケーションにおける手間や時間が削減された｜株式会社アースシフト

静岡県を拠点とした総合建設業を営む株式会社アースシフトでは、現場スタッフからの状況報告やレスポンスにタイムラグがあり、改善策を模索していました。プライベートチャットを使用したこともありましたが、セキュリティーの脆弱性に懸念があり、別のチャットツールの導入を検討していました。

「elgana^®」は、チャットツールとしての利便性だけでなく、セキュリティーレベルの高さが導入のポイントとなりました。導入後は、現場からのレスポンススピードが改善されています。情報が重複したり共有漏れが生じたりすることもなくなり、業務効率の向上効果も現れています。

導入事例：株式会社アースシフト

社内コミュニケーションの活性化には「elgana^®」を導入しよう

社内コミュニケーション不足はさまざまな問題を引き起こす可能性があります。社内コミュニケーションを活性化させることで問題解決につながるだけでなく、 生産性の向上や離職率の低下などのメリットを享受できます。社内コミュニケーションを活性化させるには、社内交流の促進や現場の声を直接聞くことが大切です。具体的には社内イベントの開催や1on1ミーティングの実施、コミュニケーションツールの導入などの方法が考えられます。

ビジネスチャット「elgana^®」は、効率的に社内コミュニケーションを活性化させられるコミュニケーションツールです。業務に必要な情報共有に役立つタスク管理機能やファイル共有機能をはじめ、多くの便利な機能が実装されています。また、セキュリティーレベルの高さや直感的に操作できるほどの使いやすさも特徴です。社内イベントや研修などを実施するには多くの手間がかかるため、早急に社内コミュニケーションを活性化させたい企業さまは、ぜひ「elgana^®」の導入をご検討ください。