社内の情報共有を効率化する方法とは？進め方のポイントやメリット、成功事例も紹介

公開日：2024/02/09

働き方が多様化するなかでは、情報共有をこれまでより効率化することが、組織全体の業務効率化や生産性向上を実現する重要なポイントです。しかし、社内の情報共有を効率化する具体的な方法がわからず悩んでいる企業も多いのではないでしょうか。

この記事では、社内の情報共有を効率化する方法を解説します。情報共有を効率化するうえでのポイントも紹介するので、ぜひ参考にして取り入れてみてください。

情報共有が効率化されれば業務に必要な情報の伝達がスムーズになり、情報共有にかかる時間や情報を探す時間の削減につながるため、業務効率化を実現できます。また、情報共有の効率化により、業務に必要なノウハウやナレッジが蓄積されてリアルタイムで伝わるようになれば、業務が属人化することもなくなり、社員一人ひとりのミスが減り仕事の質が上がります。さらに、社員同士が互いに業務の進捗を把握しやすくなり、作業の重複や重要なタスクの見落としなども少なくなるため、生産性の向上にもつながるでしょう。

社内コミュニケーションが活性化する

情報共有の効率化には、社内コミュニケーションそのものが活発になるメリットがあります。情報共有が効率化されると社内でコミュニケーションがより気軽に行われるようになり、日頃から意見交換や議論などがより多くなるでしょう。社内の課題や改善点に気づきやすくなり、新たなイノベーションの創出や部署間のノウハウ・知識・ナレッジの共有にもつながります。

社員教育の手間・時間を削減できる

情報共有が効率化されると、時間や場所を問わずナレッジやノウハウを社員に伝えられるため、社員教育の手間や時間を削減できるでしょう。また、情報共有の効率化が進めば、社員がリアルタイムで最新の知識スキルをキャッチできるようになり、その場で業務に生かせるため成長スピードも向上し、組織力の底上げにも寄与します。

情報共有を効率化する方法とは

情報共有を効率化するには、ルール設定や専用ツールの導入などの方法があります。ここでは、情報共有を効率化する主な方法を３つ紹介します。

情報共有の方法をマニュアル化する

そもそも社内で情報共有が行われる仕組みや体制が整っていない場合は、情報共有のマニュアル化をする必要があります。たとえば、情報共有のやり方や連絡時のテンプレートなどを入れ込んだマニュアルを作り、ルールとして社内に浸透させましょう。

また、情報共有をマニュアル化すると、暗黙知を形式知にする効果もあります。暗黙知とは、経験や勘から得られた知識やノウハウのことで、言葉や文章で表現することが難しいものです。しかし、マニュアルとして明確にすることで、誰にでも共有できる形式知にすることができます。

社員の情報共有を促すためには、複雑で細かいマニュアルにするのではなく、誰にでも理解しやすい内容にすることが大切です。

定期的に社内会議・研修を行う

定期的に社内会議や研修を実施して情報共有を行うことも、効率化につながります。情報共有が定着していないなかで社員に自主的な行動を促しても、目的やメリット、やり方がわからずにうまくいきません。社内会議や研修を通じて情報共有を行うことで、その場で議論や意見交換が生まれるといった効果も期待できます。現在では、オフィスにいなくてもオンラインで会議ができるツールが豊富にあるため、積極的に取り入れてみてください。

情報共有ツールを導入する

情報共有ツールを導入することで、スムーズに情報共有の効率化が実現できるでしょう。情報共有ツールのひとつにビジネスに特化した「ビジネスチャット」があり、資料やタスク進捗の共有をオンライン上で簡単に行えます。

「elgana^®」は、情報共有の効率化が実現できる機能が充実しているビジネスチャットです。チャット機能だけでなく、メンション機能やタスク管理機能、ファイル共有機能などを情報共有に活用することで、業務効率化や生産性向上も期待できます。

情報共有を効率化するポイントとは

情報共有の効率化に向けて取り組む際には、いくつかのポイントを押さえておかなければなりません。新しいツールを導入したり、ルールを設けたりすることに対して、社員全員が積極的であるとは限りません。そのままの状態で無理やり推し進めても、情報共有の効率化はうまくいかないでしょう。ここでは、情報共有を効率化するポイントを３つ紹介します。

情報共有を効率化する目的やメリットを明確にする

情報共有を効率化する目的やメリットを明確にし、社員に理解してもらうことがポイントです。情報共有を効率化する目的が明確になることで、具体的にどのように取り組めば良いか見えてきます。また、社員にも理解してもらうことで、社内全体で情報共有の効率化に向けた意識が芽生え、主体的に行動するようになるでしょう。

情報共有の方法を統一する

情報共有を効率化するには、現状の情報共有手段をすべて洗い出し、複数ある場合は統一することが大切です。複数の手段があると社員がどの方法で連絡すべきか迷ったり、一人ひとりがバラバラな方法を使ったりするため効率が悪くなります。利便性やセキュリティレベルなどを考慮したうえで、いまある手段を効果検証し、社内アンケートで使い勝手の良い情報共有の方法に統一しましょう。

情報共有のためのルールを設定する

情報共有を効率化するには、社員の行動を促すためのルール設定が不可欠です。突然、社員に情報共有の効率化を求めても、何の情報をどのように情報共有すれば良いかわからなければ行動できません。たとえば、「退勤時に日報を提出する」「会議の議事録は必ず社内全体に共有する」などといったルールを設定しましょう。

ただし、社内コミュニケーションのすべてをルール化してしまうと窮屈になるため、業務の一環として社員が取り組みやすいものをルール化するのがポイントです。

情報共有の効率化を「elgana^®」で実現した成功事例

ここでは、情報共有の効率化をビジネスチャット「elgana^®」で実現した成功事例を２つ紹介します。

社員への情報伝達および確認作業の円滑化｜社会福祉法人善仁会

社会福祉法人善仁会では、スマートフォンに不慣れな年配の職員が多いため、各施設への連絡手段として現場に出向いての張り紙やメールを活用していました。しかし、非常に手間がかかるうえに、連絡が確実に届いているかを確認できないといった課題がありました。

「elgana^®」導入後は、スマホの利用になれていない職員でも簡単に操作ができ、重要な情報が記載されている文書を画像ファイルとして送付できるようになったため、職員全員が共有された情報を手軽に確認できています。既読確認機能のおかげで伝達漏れも防止できており、情報共有の効率化が実現できています。

導入事例：社会福祉法人善仁会

情報共有手段の統一化による業務効率化を実現｜株式会社中部経済新聞社

株式会社中部経済新聞社では、これまで社内での情報共有手段が統一されておらず、会社で情報を一元管理するのが困難な状況でした。課題解決に向けてビジネスチャットやSNSツールの導入を検討していましたが、コストや機能面の懸念から導入に踏み切れていませんでした。

そんなとき無料でも充実した機能を備えた「elgana^®」を知り、導入を決断しました。導入後は、社員が在宅勤務や外出していても連絡がスピーディーになり、情報共有効率が大幅に向上しています。

導入事例：株式会社中部経済新聞社

elgana^®を活用して情報共有の効率化を促進しよう

情報共有の効率化には、生産性の向上や社内コミュニケーションの活性化などのメリットがあります。情報共有をマニュアル化したり定期的に社内会議・研修を実施したりといった方法を取り入れることで、情報共有の効率化を実現できるでしょう。ただし、情報共有を効率化する目的やメリットを明確にし、連絡手段を統一することが大切です。情報共有の方法としては、ビジネスに特化した「ビジネスチャット」を導入するのが良いでしょう。

「elgana^®」は、情報共有の効率化を実現できる機能が豊富に実装されているビジネスチャットです。タスク管理機能では、業務進捗の報告はもちろん日報や会議の議事録の共有も簡単にできます。ファイル共有機能では、資料や書類などをデータとして社内に一斉送信・一元管理できます。機能は豊富ですが初心者でも使いこなせる操作性となっていますので、ぜひ導入をご検討ください。