ビジネスチャットの導入メリット５選｜デメリットと解決策、導入事例も紹介

ビジネスチャットを導入する５つのメリット

ここでは、ビジネスチャットを導入する5つのメリットを解説します。うまく活用できれば社内コミュニケーションに多くの利点をもたらすので、導入検討の参考にしてみてください。

コミュニケーションの円滑化

ビジネスチャットはメールとは異なり、チャットで簡単にコミュニケーションを取れるのが特徴です。メールは、一つひとつのやりとりを個別に送受信したうえで、開封しなければ内容を確認できません。また、複数人と同時にコミュニケーションを取ることが難しい側面を持っています。

一方でビジネスチャットは、最新の連絡内容から過去の情報までチャットルーム内のやりとりなら簡単に確認できます。さらに、チャットルームに参加していれば、複数人でも場所を問わずリアルタイムに連絡できるため、コミュニケーションが円滑化されます。

コミュニケーションの活性化

ビジネスチャットを導入すれば、いつ誰がどこにいてもリアルタイムで簡単に連絡できるため、コミュニケーションが活性化します。電話や対面では、コミュニケーションを取りたい従業員同士が時間を合わせ、業務の手を止めなければ会話できません。

しかし、ビジネスチャットであれば、宛先指定をして好きなタイミングでチャットを送信するだけで完結します。受信側も手が空いた時間に確認して、リアクションやスタンプでレスポンスするだけでも良いので、コミュニケーションのハードルが下がります。これにより、より活発なコミュニケーションが促進されるでしょう。

情報共有の効率化

メールによる情報共有では、業務連絡やデータの送信をする際、一通ずつ宛先を指定したり挨拶文を挿入したりするなど手間がかかります。また、受信ボックス内で社内外のメールが雑多になってしまい、重要な情報を見落としてしまうことも少なくありません。

一方で多くのビジネスチャットには、タスク管理機能やデータ・ファイル管理機能が備わっています。これらの機能により、複数人が同時にビジネスチャット内でタスクの進捗や重要なデータの確認が簡単にできるうえに、会議に要する時間や回数の削減にもつながるため、生産性の向上が期待できます。

セキュリティーの強化

メールやプライベートチャットによる情報共有は、機密情報の誤送信や乗っ取りによる情報漏洩のリスクがあります。一方でビジネスチャットでは、セキュリティー機能が充実しているツールが多く、セキュリティー強化につながります。

たとえば、デバイスのアクセス制限や情報の暗号化、チャットルームの管理・監視などの機能があり、社外の顧客や取引先とのやり取りが必要な場合でも、安心して利用できるでしょう。

仕事とプライベートの区別

業務においてプライベートチャットを使用している企業では、業務連絡とプライベートの連絡が混在してしまい、仕事と私用との区別が難しくなる場合があります。しかし、ビジネスチャットを導入すれば、プライベートチャットを使う必要がなくなるため、業務とプライベートにメリハリをつけられるでしょう。また、プライベートチャットで発生しやすい、社内・顧客情報の誤送信を防げるメリットもあります。

ビジネスチャットを導入する３つのデメリット

ビジネスチャットは、コミュニケーションが円滑になったりセキュリティーを強化できたりするなどのメリットがある反面、いくつかデメリットもあります。ここでは、ビジネスチャットを導入する３つのデメリットを解説します。

導入コストがかかる

多くのビジネスチャットでは、導入時の初期費用とランニングコストがかかります。サービスによっては無料で導入できるものもありますが、ユーザー数の制限やチャットの閲覧可能期限が短いなどの制約があり、本格的に使うには有料プランへの移行が必要です。

ビジネスチャット「elgana^®」は、多くの機能を無料でも利用できます。ほかのビジネスチャットとは異なりユーザー数に上限はなく、チャットの閲覧期限も長く設定されているなどの特長があります。また、無料プランでもセキュリティー面での安心感が高いため、これからビジネスチャットの導入を行いたい企業の検討におすすめのツールです。

余計な雑談チャットが多くなる

ビジネスチャットを導入すると、気軽にコミュニケーションを取れるため、業務に関係がない雑談が増えるリスクがあります。社員同士が関係性を深めるために適度に雑談をするのは問題ありませんが、度を越せば重要なメッセージが流れて見落としてしまい、業務効率の低下を招くでしょう。また、愚痴や不満などの雑談が増えてしまうと、社員同士のトラブルや人間関係の悪化にもつながってしまいます。

通知の多さが社員の負担になる

ビジネスチャットを導入すると、いつでも気軽にチャットを送れることから通知が多くなりやすく、社員の負担になるリスクに注意しなければなりません。多くのチャットルームが作成されたりチャットが細かく配信されたりすると、すぐに返信しなければならないプレッシャーから、別の業務への集中が削がれてしまう可能性があります。また、業務時間外や休日でも配慮せず連絡する人がいると、業務とプライベートの垣根がなくなってしまい、ストレスを感じる社員も現れるでしょう。

ビジネスチャットを導入するデメリットの解決策３選

ここでは、ビジネスチャットを導入するデメリットの解決策を３つ紹介します。解決策を知っておくとあらかじめ対策を行ったうえで導入できるので、しっかりとポイントを押さえておきましょう。

低コストのツールから試す

ビジネスチャットの導入においてコスト面がネックになっている場合は、低コストのツールから試すのがおすすめです。ビジネスチャットのなかには、無料で導入できるものや月額費用が300円程度のツールがあります。ただし、無料で導入できるツールの多くは使える機能に制限があるので、注意しなければなりません。各製品で自社に必要な機能が利用できるかを比較・検討したうえで導入しましょう。

運用ルールを定める

ビジネスチャットを導入した際は、業務に関係ないチャットの制限や社員の負担を軽減するために、運用ルールを必ず定めましょう。たとえば、業務時間外・休日の連絡は原則禁止、雑談は業務関連のグループチャットでは控えるなどのルールを定めておくのがポイントです。また、チャットを送る際は宛先指定（メンション機能）を必須にするなどのルールを定めることで、自身に関係のある内容かどうかをすぐに判断することができ、社員の負担軽減につなげることができます

社員に使い方を教育する

ビジネスチャットの効果を高めるためには、運用目的を明確にしたうえで社員に使い方の教育をすることが重要です。社員のなかには、ビジネスチャットの必要性がわからなかったり、ITツールを使い慣れていなかったりする人がいるでしょう。社内研修や勉強会を開き、スムーズに運用できる体制を整えることで、メリットを最大化できます。

ビジネスチャット「elgana^®」の導入事例

ここでは、ビジネスチャット「elgana^®」の導入事例を紹介します。どのビジネスチャットを導入するかで悩んでいる方は、無料で試せる・初心者でも使いやすい・セキュリティー機能が優れている「elgana^®」導入事例を参考にしてみてください。

従業員間のコミュニケーションが円滑化｜神戸メリケンパークオリエンタルホテル

神戸メリケンパークオリエンタルホテルでは、電話・メールでの情報共有による情報伝達漏れや遅延が課題となっていました。私用のチャットツールを検討したこともありますが、全員が利用していないことやセキュリティー面での不安から情報共有の方法に悩んでいました。

そこで、低価格かつ高いセキュリティー機能がある「elgana^®」を導入しました。導入後は、チャットによるリアルタイムの共有により、現場の応援要請やデータ共有がスムーズになりました。また、さまざまなデバイスで利用できるうえに、スタンプ機能で気軽にチャットでのやり取りができるため、社内コミュニケーションが円滑化され情報伝達ミスを防止できています。

導入事例：神戸メリケンパークオリエンタルホテル

社員のレスポンス速度が向上し、業務効率UP｜株式会社石飛製作所

株式会社石飛製作所では、メール・電話・プライベートチャットなど複数の連絡手段が混在していたため、情報共有の効率の低さが課題となっていました。また、プライベートチャットでは情報漏洩の危険性もあり、セキュリティー面での不安も抱えていました。

「elgana^®」の導入後は、これまでの連絡手段より手軽に連絡できるようになったため、社員のレスポンス速度が向上し、業務効率もUPしています。たとえば、年末調整関係の書類の提出を「elgana^®」で呼びかけたところ、従来よりも早いタイミングですべて回収できました。また、打刻管理も「elgana^®」で統一し、打刻漏れや事務員の作業ミスも減少しています。

導入事例：株式会社石飛製作所

ほかにも、様々な企業でご導入いただいております。

ビジネスチャット「elgana^®」を導入してコミュニケーションを円滑にしよう！

ビジネスチャットは、コミュニケーションの円滑化や情報共有の効率化、セキュリティーの強化などのさまざまなメリットを得られるコミュニケーションツールです。ただし、導入コストがかかったり、通知の多さが社員の負担になったりするなどのデメリットもあります。

ビジネスチャット導入の際は、低コストで自社に合ったツールを探し、運用ルールを定めて社員教育を徹底することでデメリットを解消し、メリットの最大化をはかれますます。

「elgana^®」は、無料で試用できるビジネスチャットです。無料でもユーザー数に上限はなく、セキュリティー機能も充実しています。初心者でも使いやすい操作性のため、社員教育の手間も省けます。どのビジネスチャットを導入すれば良いか悩んでいる方は、ぜひ「elgana^®」をご検討ください。