ビジネスチャットとは
ビジネスチャットとは、企業内外での迅速なコミュニケーションを実現できるビジネスシーンに特化したコミュニケーションツールです。ビジネスチャットには、「チャット・グループ作成・ファイル共有・タスク管理」など、業務上の情報共有の円滑化に役立つ機能が備わっています。これらの機能を活用することで、業務効率や生産性の向上が期待できます。
メールとの違い
ビジネスチャットとメールの大きな違いは、コミュニケーションのスピードです。ビジネスチャットはリアルタイムでのやり取りが可能なため、緊急を要する場面に適しています。また、グループチャット機能を活用すれば、情報やファイルの管理もしやすくなります。
一方、メールは送信してから相手が確認・返信するまでに時間を要し、やり取りの内容把握や受信したメールの管理も煩雑になりがちです。情報共有の円滑化や業務効率化を目指すのであれば、ビジネスチャットを導入するのが最適でしょう。
プライベートチャットやSNSとの違い
ビジネスチャットは高度なセキュリティ機能を備えており、業務に特化した機能が豊富な点で、プライベートチャットやSNSと異なります。ファイル管理やタスク管理など、ビジネスに必要な機能が充実しているため、効率的な業務遂行が可能です。一方、プライベートチャットやSNSは個人利用が主で、セキュリティ機能や業務向け機能がほとんどなく、機密情報の管理やプロジェクトの進行には向かないといえるでしょう。
ビジネスチャットを導入する５つのメリット
ビジネスチャットを導入することで享受できるメリットは、主に５つあります。ビジネスチャット導入に踏み切れない方は、業務にどのような利点があるのかチェックしてみてください。
コミュニケーションが円滑化・活性化される
ビジネスチャットを導入することで、社内コミュニケーションが円滑化・活性化されます。リアルタイムでのメッセージのやりとりが可能になるため、素早い意思疎通と情報共有が実現します。
また、メールと異なり、チャットでは気軽に質問や相談がしやすいため、議論やアイデア交換も活発になるでしょう。ビジネスチャット導入によるコミュニケーションの円滑化・活性化が、チームワークの強化にもつながります。
業務効率・生産性が向上する
ビジネスチャットを導入すると情報共有がスムーズになり、メンバー間の連携が強化されるため、無駄な作業や手戻りが減ります。また、ファイル共有やタスク管理などの機能を使うことで、業務の進捗状況を可視化でき、効率的に仕事を進められるようになるでしょう。ビジネスチャットはチームの生産性を高め、業務のスピードアップを実現する強力なツールといえます。
情報共有・管理がしやすくなる
ビジネスチャットを導入すると、情報共有・管理が格段に効率化されるでしょう。具体的には、チャット履歴の検索機能によって、必要な会話やファイルをすぐに見つけられます。また、チャットルームごとに情報を整理でき、メンバー全員が同じ情報にアクセスできるので、効率的な共同作業が可能です。
人事異動などの業務引き継ぎ時も過去の経緯を簡単に共有できるので、スムーズに業務移管できるでしょう。情報共有・管理を簡便化するなら、ビジネスチャットの導入がおすすめです。
セキュリティの強化につながる
ビジネスチャットの導入は、情報漏えい対策や不正アクセス防止など、セキュリティ強化につながります。プライベートチャットやSNSを業務で利用すると、誤送信や乗っ取りなど、思わぬ情報漏えいのリスクに晒されることになるでしょう。一方、ビジネスチャットを導入すれば、プライベートのやりとりと混在しなくなるため、そうしたリスクを未然に防ぐことができます。
ビジネスチャット「elgana」では、管理者による利用者の登録・削除およびログインできる端末の設定を行えるため、情報へのアクセスを適切に制御可能です。仮に端末を紛失した場合でもデータを端末に残さない設定が可能なため、情報漏えいのリスクを最小限に抑えられるでしょう。「elgana」には、ほかにも多くのセキュリティ機能が備わっており、セキュリティ面で安心してお使いいただけるツールといえます。
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仕事とプライベートを区別できる
ビジネスチャットは、仕事とプライベートの棲み分けにも役立ちます。たとえば、勤務時間外はメッセージの通知をオフにするなどメリハリをつけることで、社員が業務に集中できるようになるだけでなく勤務時間外における心理的な負担を軽減できます。その結果、社員のエンゲージメント向上にもつながるでしょう。
ビジネスチャットを導入する４つのデメリット
ビジネスチャット導入には多くのメリットがある一方で、導入目的を明確にしていなかったり運用時の設定が不十分だったりすると、その効果が薄れる可能性があるでしょう。ここでは、ビジネスチャットを導入するデメリットを４つ紹介します。
導入・運用コストがかかる
ビジネスチャットの導入には月額料金が発生します。また、サービスによって異なりますが、初期費用が発生する場合もあります。無料で導入できるものもありますが、ユーザー数や機能制限、チャットの閲覧可能期限などの制約があり、本格的に使うには有料プランへの移行が必要です。
情報が流れてしまう
ビジネスチャットでは、気軽にコミュニケーションが取れる反面、情報が流れてしまうリスクがあります。大量のメッセージのなかで重要な情報が埋もれてしまう可能性があるため、見落としが発生しないよう注意しなければなりません。
また、雑談が多くなると話題が脱線しやすく、本来の議論や目的からそれてしまうこともあるでしょう。メッセージ量が多くなりすぎるとすべてをフォローするのが難しくなるため、適切な情報管理とルール作りが必要です。
通知の多さが社員の負担になる
ビジネスチャットを導入するとメッセージの通知が頻繁に届くようになるため、それが社員の負担になる可能性があります。常に通知を気にしていると作業の集中力が途切れてしまい、生産性の低下につながる恐れもあるでしょう。
また、勤務時間外でも通知が来るような状態だとプライベートの時間が阻害され、社員のワークライフバランスを乱してしまいます。ビジネスチャット導入時には、利用時間や通知の設定をしておくことが大切です。
社員に浸透しない可能性がある
ビジネスチャットを導入しても、ツールの使い方や目的を周知していないと社内で十分に浸透しない可能性があります。メールなどの既存ツールとの使い分けが明確でなく、混乱を招くケースがあるためです。また、社員がツールの利便性や効果を実感できなければ、継続的な利用が実現されません。
社員への丁寧な説明と教育、導入後のフォローアップを行いながらビジネスチャットの利点を実感してもらい、社内での定着を目指しましょう。直感的に使える操作性で、特別な教育が必要のないシンプルなツールを選ぶのも良いでしょう。
ビジネスチャットを導入する際のポイント
ビジネスチャットを導入する際には、スムーズに浸透させるために押さえておくべきポイントがあります。ここでは３つのポイントを紹介するので、導入前に確認しておきましょう。
低コストのツールから試す
ビジネスチャットを導入する際は高額なツールではなく、低コストで費用対効果の高いものを選ぶのがポイントです。機能や操作性などを考慮し、コスト面での負担を軽減することで長期的な運用と業務効率化が実現できます。
ビジネスチャット「elgana」は、無料で試用できる「おためしプラン」を用意しています。ほかのビジネスチャットの無料プランと比べて、ユーザー上限数は100名と多く、チャットの閲覧期限も長く設定されているため、実際の運用をイメージしながらご利用いただけるのが特長です。
運用ルールを定める
ビジネスチャットを導入する際は、運用ルールの設定が不可欠です。たとえば、勤務時間外や休日の連絡は原則禁止とし、業務に直接関係のないチャットは控えるよう指導します。
また、メッセージを送る際は、宛先の指定（メンション機能の活用）を推奨することで、従業員が自分に関連する内容かどうかを即座に判断できるようにしましょう。適切な運用ルールを定めることで、ビジネスチャットの効果的な運用を実現できるでしょう。
社員教育を実施する
ビジネスチャットの効果を高めるには、運用目的を明確にしたうえで社員に使い方の教育をすることが重要です。組織のなかには、ビジネスチャットの必要性を理解していなかったり、ITツールに不慣れだったりする社員もいるでしょう。
導入時には社内研修や勉強会を開催し、ツールの利点や使い方を丁寧に説明することが求められます。 利用する社員に共通の理解があり、スムーズに運用できる状態となれば、ビジネスチャットのメリットを最大限に引き出せるでしょう。
ビジネスチャット利用の実態
すでにビジネスチャットを利用している企業での利用実態について、NTT西日本が独自で行った調査結果をご紹介します。ビジネスチャット導入の参考としてみてください。
引用元：「NTT西日本（Biz Clip調査レポート（第43回））」
「ビジネスチャットを導入している企業」は43.1％
まず、ビジネスチャットの勤務先導入状況について尋ねたところ「導入している」と答えたのは43.1％、「導入しておらず、今後の導入予定もない」が31.0％となりました。従業員規模別に見ると、導入比率は99人以下の企業では18.8％、1万人以上の企業では79.9％という結果となり、「導入している」との回答は前回調査から微減となりました（図1）。
図1 ビジネスチャットの導入について
ビジネスチャット利用層の6割超が「ほぼ毎日頻繁に活用」
次に活用頻度についての調査を見てみましょう。「ほぼ毎日頻繁に活用」が62.1％と最多で、「時々活用」が24.8％となりました。活用動向としては、利用層の6割超が日常の業務にとってビジネスチャットが必須のツールとなりつつあることが分かります（図2）。
図2 どれくらいビジネスチャットを活用しているか
89％が「ビジネスチャットが業務に役立っている」と回答
ビジネスチャットの業務への貢献度については、「とても役に立っている」と回答したのが53.3％、「やや役に立っている」が35.7％。「あまり役に立っていない」が8.4％、「まったく役に立っていない」が2.5％となりました（図3）。とても役に立つと感じている比率が前回調査（49.1％）から4.2ポイント増となり、頻繁に利用する層の活用度合いが深化している傾向が見受けられます。
図3 ビジネスチャットの業務への役立ち度合い
ビジネスチャット「elgana（エルガナ）」の導入事例
ここでは、ビジネスチャット「elgana」の導入事例を紹介します。どのビジネスチャットを導入するかで悩んでいる方は、無料で試せる・初心者でも使いやすい・セキュリティ機能が優れている「elgana」導入事例を参考にしてみてください。
従業員間のコミュニケーションが円滑化
神戸メリケンパークオリエンタルホテルでは、電話・メールでの情報共有による情報伝達漏れや遅延が課題となっていました。プライベートチャットの利用も検討されましたが全社的な導入には至らず、セキュリティ面での懸念もあり、情報共有の方法に悩んでいました。
そこで、低コストで高度なセキュリティ機能を持つ「elgana」を導入。導入後は、チャットでのリアルタイムな情報共有が実現され、現場からの応援要請やデータのやり取りがスムーズになりました。加えて、さまざまなデバイスで利用でき、スタンプ機能で気軽にコミュニケーションが取れることも好評を得ています。
「elgana」導入により、社内のコミュニケーションが円滑になり、情報伝達のミス防止にもつながっています。
導入事例 神戸メリケンパーク オリエンタルホテル
社員のレスポンス速度が向上し、業務効率UP
株式会社石飛製作所ではメール・電話・私用のチャットなど、複数の連絡手段が併用されていたため、情報共有の効率が低くなっていました。また、プライベートチャットでは情報漏えいのリスクがあり、セキュリティ面での懸念も抱えていました。
「elgana」の導入後は、従来の連絡手段よりも簡単に連絡できるようになったことで社員のレスポンス速度が向上し、業務効率の改善につながっています。さらに、勤怠管理も「elgana」に一元化したことで、打刻漏れや事務担当者の作業ミスも減少しています。
「elgana」の導入後は、従来の連絡手段よりも簡単に連絡できるようになったことで社員のレスポンス速度が向上し、業務効率の改善につながっています。さらに、勤怠管理も「elgana」に一元化したことで、打刻漏れや事務担当者の作業ミスも減少しています。
導入事例 株式会社石飛製作所
ほかにも、様々な企業でご導入いただいております。
※ ITreviewのレビューページに寄せられたelganaに対するレビューより、弊社が抜粋して掲載しています。詳細は下記ページをご参照ください。
https://www.itreview.jp/products/elgana/reviews
ビジネスチャット「elgana（エルガナ）」を導入して業務を効率化しよう！
ビジネスチャットの導入は、社内コミュニケーションの効率化や情報共有の円滑化に役立つでしょう。セキュリティ対策や仕事とプライベートの棲み分けもできるため、従来の情報共有手段よりも安心して利用できます。
ただし、社員にビジネスチャットの必要性を理解してもらう必要があるため、適切な運用ルールの設定と社員教育を徹底することが大切です。ビジネスチャットの運用体制を整えることで、その効果を最大化できるでしょう。
「elgana」は、グループチャット・ファイル共有・タスク管理など、情報共有の円滑化・効率化につながる機能が充実しています。また、高いセキュリティも好評を得ており、機密情報を扱うシーンでも安心してご利用いただけるでしょう。ITツールに不慣れな方でも扱いやすいUIと操作性を誇り、サポート体制も充実しています。
「elgana」は、初期費用がかからないうえに無料で試用できる「おためしプラン」も用意しています。これからビジネスチャットの導入を進めたいと考えている方は、ぜひ一度ご検討ください。
