ビジネスチャットを導入するメリットとは？デメリットと対策法も解説

ビジネスチャットとは？

ビジネスチャットとは、ビジネスシーンでコミュニケーションを取るためのチャットツールです。従来の連絡手段であるメールとの差異がイメージできない方もいらっしゃるでしょう。そこで最初にビジネスチャットとメールの違いや基本機能について解説します。

ビジネスチャットとメールの違いとは？

ビジネスチャットとメールは、主に以下の違いがあります。

【ビジネスチャット】

• リアルタイムでコミュニケーションが取れる
• グループチャット機能で複数人とやり取りできる
• 挨拶文や定型文が不要
• タスクやファイルを一元管理できる

【メール】

• 受信メールが多くなると、必要な情報が記載されているメールの判別が難しい
• 一斉に複数人へ情報伝達はできるが、リアルタイムでのやり取りは難しい
• 挨拶文や定型文が必須
• タスクやファイルを一元管理しづらい

ビジネスチャットはメールに比べると気軽に連絡を取りやすく、複数人でのコミュニケーションにも向いています。また、タスクやファイルを一元管理できる機能もあり、メールよりも情報の見落としが少なくなるでしょう。

ビジネスチャットツールの基本機能

ビジネスチャットツールには、主に下記の５つの基本機能があります。

• 個別チャット機能
• グループチャット機能
• 通話機能
• ファイル共有機能
• タスク管理機能

これらの機能のほかに、各ツールごとにセキュリティー対策機能や既読機能などが設計されています。自社の環境や導入目的に合ったビジネスチャットを選びましょう。

ビジネスチャットのメリット５選

ビジネスチャットを導入すると、コミュニケーションの円滑化や業務効率化などで、さまざまなメリットが享受できます。ここではビジネスチャットのメリットを５つ紹介します。

社員の生産性向上

ビジネスチャットを導入すると、情報共有をリアルタイムに行えます。従来の情報共有はメールで一通ごとに連絡先を指定していました。受信者側は送られてきたメールを一通ずつ開封する必要があるため、情報共有にタイムラグが生じました。また、返信時には相手の役職や年齢などに応じた挨拶文や文体を考える必要性があり、こうした手間が生産性の低下を招いていました。

しかし、ビジネスチャットは情報を共有したいグループを作成、もしくは指定するだけで、簡単にメッセージを送れます。受信者側もグループごとにメッセージが表示され、一通ずつ確認する必要がないので情報共有に時間がかかりません。社内での情報伝達がスピーディーになるため、社員の生産性向上につながっていきます。

気軽にコミュニケーションが取れる

メールでの連絡には、さまざまなビジネスマナーが求められます。メールでのメッセージ作成は基本的に挨拶文から始まり、言葉遣いへの注意も必要になります。また、受信側もメールを確認した旨を返信しなければなりません。こうしたメール特有のマナーがメッセージを送付することへのハードルを高くしていました。

しかし、ビジネスチャットは挨拶分が不要で、用件のみの簡潔なメッセージを送信できます。まるで会話するかのような感覚でメッセージを送れるのです。また、スタンプ機能により、スタンプを押すだけでメッセージを確認した旨を相手に伝えられます。こうしたインスタントな対応がビジネスチャットでは許容されているため、コミュニケーションが円滑化されるのです。

仕事とプライベートの区別ができる

会社によってはプライベートで活用されているSNSを、社内連絡のツールに利用しているケースがあります。これだと仕事とプライベートのメッセージが混在するため、情報漏洩のリスクが高まったり、社員のオンオフの切り替えを阻害したりするなどのデメリットを併せ持っています。

ビジネスチャットを導入すれば、プライベートでのSNSと切り分けて使用できます。メッセージがプライベートから分離されるため、情報漏洩の危険性も低くなります。

タスク管理の効率化

従来のタスク管理はその都度メールで進捗状況の確認を取ったり、会議を行ったりしてきました。このためメールの確認が遅れると、チームメンバーのスケジュールが合わないなどの理由からタスクの進捗に遅れが生じやすい課題がありました。

ビジネスチャットを使えば従来のツールで課題とされてきた非効率なタスク管理が解消されます。ビジネスチャットにはタスク管理機能が備わっているため、「誰が」「いつ」「どのタスク」をしているかを可視化できます。チームメンバーがリアルタイムで進捗状況を把握できるため、タスクの抜け漏れの防止にもつながります。

情報漏洩対策ができる

メールは送信アドレスの入力ミスによって誤送信が生じます。さらに誤送信しても取り消しはできません。SNSの場合は、業務と無関係な相手に誤送信する可能性のほかに、アカウントが乗っ取られるリスクもあります。

ビジネスチャットはこうした点にも優位性があります。さまざまなセキュリティー対策機能が備わっているため、社員に付与したアカウントを管理者側からモニタリングでき、使用デバイスや使用時間、利用できるIPアドレスなどを制限することも可能になっていまます。また、チャットの送信履歴や内容を把握できるツールがあるほか、データを暗号化できるものもあるため、情報漏洩のリスクを最小限にできます。

ビジネスチャットのデメリットと対策法

ビジネスチャットにはメリットがさまざまある一方、デメリットもいくつかあります。ここではビジネスチャットのデメリットと、その対策法について解説します。

必要ないチャットが増える

ビジネスチャットは気軽にコミュニケーションが取れるため、雑談が増えることがあります。業務に不要なチャットが増えると重要なメッセージが埋もれてしまい、本来の目的から逸れてしまいます。

ビジネスチャットを導入したての頃は、ツールを使いこなせない社員も少なくないでしょう。そのため社内教育として導入目的や使い方などをレクチャーする場を提供する必要があります。ITツールが苦手な社員が多いと、社内教育に手間とコストが想定よりもかかってしまいます。

コストがかかる

ビジネスチャットは無料で基本機能を使えるものが多くあります。しかしながら、セキュリティー対策やタスク管理、ビデオ通話、ストレージ容量の増加などを利用すると費用が発生します。導入コストが気になる場合は、手始めに無料版を試しましょう。そのうえで社内環境や主目的に適合するビジネスチャットを導入するのがおすすめです。

業務時間外に通知がくる

ビジネスチャットは、プライベートで使用するスマートフォンにもインストールできます。いつでもどこでも自由にコミュニケーションが取れるため、業務時間外であってもメッセージを送信することもあるでしょう。しかし、業務時間外に通知が届くと、社員のプライベートの時間を圧迫することになり、ストレスを与える可能性が高まります。業務時間外の連絡にはルールを設け、緊急時以外は業務時間外の連絡を控えるようにしましょう。

情報を見逃しやすい

ビジネスチャットは気軽にコミュニケーションを取れるため、メッセージのキャッチボールが増える傾向にあります。チャットが増えて社内交流が活発になることの恩恵もありますが、度を越すと重要な情報が埋もれるリスクが高まります。要件は一つにまとめて送信したり、タスク管理機能を使って共有したりなど、情報を見落とさない工夫をする必要があります。

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ビジネスチャットのメリットに魅力を覚えるものの、デメリットが気になって導入に踏み切れない方もいることでしょう。ここではビジネスチャットのデメリットを解決・解消できる「elgana^®」をご紹介します。

ビジネスチャット初心者でも使いやすい

「elgana^®」は、ビジネスチャットの初心者でも使いやすいUIで設計されています。チャットはシンプルな構造になっています。そのためITツールに苦手意識を持つ方でも、社内教育などを受けずに直感的に使いこなせます。また、無料で始められるため、お試し導入で使いやすさを実感してから本格導入に踏み切ることも可能になっています。

便利な機能が豊富

「elgana^®」の主な機能は以下の通りです。

• 既読者確認機能…メッセージごとに未読と既読の状況を確認できます。
• アンケート機能…アンケート機能により、チーム内での日程調整が簡単にできます。
• ピン留め機能…重要なトークルームをピン留めして常に最上段に表示することで、トークルームを探す手間が省けます。
• クリップ機能…ルーム内の重要なメッセージをクリップすることで、ToDo整理や情報管理が簡単になります。
• タスク機能…「簡易依頼」「営業依頼報告」「作業依頼」「打ち合わせ依頼」のテンプレートが用意されています。
• ファイル一覧機能…過去に共有されたデータやファイルが一覧で確認できます。

これらの機能を活用すれば、情報を見逃すことなく社内コミュニケーションを効率的に行えるようになります。管理者画面から社員アカウントの管理もできるので、安心感のあるセキュリティー対策が施されています。

サポート体制が充実

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ビジネスチャットを導入すると、コミュニケーションの円滑化や社員の生産性向上、業務効率化に期待が持てます。そのためには社員がツールを使いこなすための社内教育、導入におけるコスト面などでの投資が必要になります。しかし、こうした投資をせずにビジネスチャットのメリットを享受できるものがあります。それが「elgana^®」。無料で始められるため、まずは基本機能でビジネスチャットを体感してみてください。ビジネスチャットによる社員の生産性向上などのメリットに手応えを得られるはずです。