ビジネスチャットが中小企業に必要な理由とは？注意点や成功事例を解説

公開日：2023/10/20

近年、情報共有の抜け漏れや遅延などの課題を解決するために、ビジネスチャットと呼ばれるコミュニケーションツールを導入する中小企業が増えています。しかし、ビジネスチャットを検討する際に、機能やメリット、運用の方法がわからず、なかなか導入に踏み切れない方も多いのではないでしょうか。
この記事では、ビジネスチャットが中小企業に必要な理由について解説します。ビジネスチャットを運用する際の注意点や成功事例についても紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

ビジネスチャットの特徴とは
ビジネスチャットが中小企業に必要な理由
中小企業がビジネスチャットを活用する際の注意点
中小企業におけるビジネスチャット導入の成功事例
中小企業でビジネスチャットを導入するなら「elgana®」

ビジネスチャットの特徴とは

ここでは、ビジネスチャットの特徴と、社内外のコミュニケーションを円滑にする機能やおすすめツールを紹介しています。ビジネスチャット導入前にチェックしておきましょう。

ビジネスに特化したチャットツール

ビジネスチャットとは、時間や場所を問わず複数人で利用可能なビジネスシーンでの使用を想定したチャットコミュニケーションツールです。ビジネスチャットの基本機能には、チャットによるメッセージ送信やスタンプ、リアクション機能などがあります。また、業務効率の向上効果が期待できるタスク管理機能やデータ・ファイル管理機能、通話機能など仕事に必要なものが充実しているのも特徴です。

セキュリティー機能が高い

メールやプライベートチャットは、ログ取得によるチャット内容の管理・監視や、利用制限の設定ができないうえに、誤送信での情報漏洩が発生しやすいためセキュリティー対策が困難です。

一方でビジネスチャットには、情報漏洩や不正ログインを防止するためのセキュリティー機能が充実しているのが特徴です。たとえば、チャットの暗号化や管理者によるログ管理、業務時間外の利用制限などの機能によりセキュリティーを強化できます。

ビジネスチャット「elgana^®」の特徴

ビジネスチャット「elgana^®」は、シンプルなUIで操作も簡単なので、初めてビジネスチャットを導入する企業のみなさまに高評価をいただいております。ビジネスチャット初心者でもわかりやすいデザインと操作性により、直感的に使えるのがポイントです。

既読確認機能やメンション機能により情報共有の抜け漏れを防ぎ、タスク管理機能やファイル一覧機能でプロジェクトの進捗管理も簡単に行えます。また、管理者によるログ管理や利用端末の制限、クラウド保存機能による端末紛失時の情報漏洩防止など、社内のセキュリティー対策も実現可能です。導入支援や運用時のヘルプデスクといったサポート体制も整っているため、これからビジネスチャットを導入しようと考えている企業様におすすめのビジネスチャットです。

ビジネスチャットが中小企業に必要な理由

ここでは、ビジネスチャットが中小企業に必要な理由を３つ解説します。社内外のコミュニケーションだけでなく業務効率の改善にもつながるので、ビジネスチャットを導入する際の検討材料にしてみてください。

情報共有の円滑化

ビジネスチャットは、電話やメールより迅速にやりとりできるため情報共有の円滑化につながります。メールでは、挨拶文・定型文の入力や宛先指定に手間がかかるだけでなく、複数人でのリアルタイムなやり取りや発信後の既読確認ができません。一方、ビジネスチャットでは余計な挨拶文が必要なく、１対１やグループのメッセージスペースを作ることで、宛先指定も簡単にできます。また、既読確認機能やリアクション機能により情報伝達の確認ができるため、抜け漏れが発生しにくく情報共有効率が改善します。

業務効率化・生産性向上

ビジネスチャットは、タスク管理やデータ管理を簡略化できる機能が充実しています。たとえば、プロジェクトに必要なデータや書類をタスクに設定をすることで、タスクの期限が近づいたら通知してくれます。営業報告書や顧客情報の管理簿の作成もでき、チャットに参加しているメンバー全体でチェック可能です。

また、ビジネスチャット上にアップロードしたデータは、端末に保存する必要がなくクラウド上に保存されいつでも閲覧できるので、業務の効率化や生産性の向上が期待できるでしょう。

強固なセキュリティー対策

多くのビジネスチャットでは、充実したセキュリティー機能が備わっており、個人情報・機密情報の漏洩やツールへの不正アクセスを防げます。ビジネスチャット「elgana^®」の場合は、管理者が利用者登録・解除の権限を持っており、メンバーや組織を完全に把握できます。管理者が許可しなければチャットへの参加はできません。

中小企業がビジネスチャットを活用する際の注意点

中小企業でビジネスチャットを活用すれば、社内コミュニケーションがスムーズになりますが、運用時にはいくつか注意点があります。ここで紹介する注意点を押さえておかなければ、ビジネスチャットを有効活用できないので、導入前に対策しておきましょう。

目的の明確化が必要

ビジネスチャットを導入する際には、運用目的を明確にすることがポイントです。「なぜビジネスチャットを導入するのか」、「社内のどのような課題を解決していくか」などを明確にしておくことで、運用方針も定まります。従業員にとっても従来の電話・メールなどの慣れ親しんだツールから、新たなツールへの移行を強いられ混乱が生じる可能性もあるため、ビジネスチャットの必要性や目的を確実に伝えておきましょう。

従業員への教育が必要

ビジネスチャットを導入後、スムーズに運用しメリットを最大化させるためには社内教育が欠かせません。たとえば、ITツールに不慣れだったり、メリットを理解できない人がいたりすると、ビジネスチャットが浸透せず、社内の連絡手段を統一できないリスクがあります。

また、導入時の社内教育だけでなく、常時サポート体制を整えておくことで従業員が使い方に迷わず安心してビジネスチャットを使うことができます。これにより、早期に情報共有の円滑化や生産性向上を実現できるでしょう。

運用ルールが必須

ビジネスチャットは、気軽にコミュニケーションを行えることから雑談や業務時間外の連絡が頻発し、従業員の負担になる恐れがあります。雑談が増えてしまうとビジネスチャットの本来の目的から逸れてしまい、メリットを享受できません。業務時間外に通知が多くなると従業員のストレスになり、ビジネスチャットを使いたくない人が現れる可能性もあります。

ビジネスチャット運用時には、「原則業務時間外の連絡は禁止」「業務連絡チャットでは雑談を控える」などのルールを必ず設定して、ビジネスチャットの導入が逆効果にならないような環境づくりを心がけましょう。

中小企業におけるビジネスチャット導入の成功事例

ここでは、中小企業におけるビジネスチャット導入の成功事例を２つ紹介します。ビジネスチャットを導入する際の参考にしてみてください。

「elgana^®」の導入で情報共有の円滑化と安心感のあるセキュリティー対策へ｜株式会社石橋商会

一般家庭廃棄物収集運搬業務を行っている株式会社石橋商会様では、コロナ禍の影響により従業員への情報共有が困難になっていました。当初は電話やプライベートチャットで連絡を取り合っていましたが、情報の聞き漏れや情報漏洩のリスクなどの懸念点があり、別の解決策を探していました。

そんな時に「elgana^®」を知り、セキュリティー面での安心感があったことや誰でも使いやすい操作性だったため導入を決めました。現在では、既読確認機能による正確な情報伝達やタスク管理の活用による会議時間の短縮を実現しています。また、社内では従業員一人ひとりの業務時間が異なりますが、時間と場所を問わずに連絡できるようになったため、情報共有が円滑になりました。

導入事例：株式会社石橋商会

「elgana^®」の導入により業務効率化とサービスの質向上を実現｜有限会社富士建材

建材卸や屋根・外壁工事を行っている有限会社富士建材様では、情報伝達後の確認ができないことや電話連絡時に証跡が残らないことが課題で、情報共有を円滑に行えるツールがないか探していました。

その際「elgana^®」が無料で試用できるビジネスチャットだと紹介を受け、まずは社内報を配信するところから活用を始めました。社内報をデジタル化したことでペーパーレスにつながっただけでなく、各人の業務をデジタル化し業務効率を改善できました。その後、在庫管理や日報作成・提出、受注内容の共有などに「elgana^®」を活用し、情報共有全体が円滑化されています。

導入事例：有限会社　富士建材

中小企業でビジネスチャットを導入するなら「elgana^®」

ビジネスチャットは、社内コミュニケーションや情報共有の手段に課題を抱えている中小企業におすすめのコミュニケーションツールです。ビジネスチャットを活用することで、社内の連絡手段の統一やタスク・データの一元管理ができ、情報共有の円滑化や生産性向上を実現可能です。また、メールやプライベートチャットに比べ、ログ管理やチャットの監視ができるため、セキュリティーの強化にもつながります。ただし、ビジネスチャット運用時には、目的の明確化・従業員への社員教育・運用ルールの設定が不可欠です。ビジネスチャットのメリットを享受するためにも、ぜひ今回の記事を参考にしてみてください。

ビジネスチャット「elgana^®」は、初心者にも使いやすいデザイン・操作性で、早期に情報共有の円滑化や生産性向上を実現できます。チャット機能のほかに、高いセキュリティー機能を備えていることはもちろん、既読管理機能やタスク管理機能、ファイル一覧機能など、業務効率の改善につながる機能が充実しており、初めてビジネスチャットを導入する企業でも満足していただけるツールです。無料で試用できるので、ぜひ一度ご相談ください。